Les entreprises ont besoin de simplifier leurs tâches afin de ne plus accumuler de nombreux documents. Les tâches administratives sont souvent mises de côté à tort, elles peuvent être revues afin de réduire les tâches chronophages. Nous allons vous donner nos meilleurs conseils pour mieux gérer vos tâches administratives et pour que celles-ci ne soient plus un fardeau. Attention, vous allez adorer l’administration avec nos conseils, c’est garanti.
Conseil 1 : Bien organiser ses documents
Cela vous paraît évident, mais pourtant c’est une étape souvent négligée. En effet, lorsque vous êtes pleinement concentré sur votre métier et sur la croissance de votre business, organiser ses documents est mis au second plan. Le temps que vous allez passer ensuite à chercher vos documents, courriers, justificatifs, sont autant d’éléments qui vous font perdre du temps précieux. Sur le long terme, vous perdez plus de temps à chercher des documents qu’à les classer.
Alors, comment mieux organiser vos documents ? Dans un premier temps, équipez-vous des placards avec des ranges dossiers à l’intérieur. Achetez le nombre de classeurs et de pochettes nécessaires avec des post-it ou des étiquettes pour tout classifier et ordonner. N’hésitez pas à photocopier ou à classer des documents en double pour pouvoir les ranger dans différents classeurs : clients/fournisseur par exemple. Par exemple, les factures payées doivent se trouver dans le dossier de chaque client mais aussi dans le classeur de comptabilité.
Conseil 2 : Planifiez des tâches administratives petit à petit
Parfois, organiser ses documents peut sembler être insurmontable. Cela a lieu surtout lorsque l’on a pris du retard dans le classement. La gestion est parfois pénible et elle est donc reportée à plus tard. Nous vous conseillons donc de planifier dans votre agenda des créneaux de 30 minutes ou 1 heure durant lesquels vous vous chargez de vos tâches administratives.
En effet, il est plus facile de traiter vos données sur des courts laps de temps que sur des demi-journées voire des journées entières. Si vous avez pris du retard, prévoyez 1h par jour afin de rattraper le temps perdu et afin de ne pas baisser les bras. Pensez également à vous créer des alertes, par exemple pour votre déclaration annuelle ou pour les fiches de salaire de vos employés.
Conseil 3 : Déléguez ou optez pour du matériel afin de vous aider
Si vous n’y arrivez pas avec la paperasse, déléguez auprès d’une secrétaire à mi-temps et équipez-vous en matériel pour vous faire gagner du temps. Par exemple, un tampon société est idéal pour signer vos documents en quelques secondes ! Vous n’aurez plus besoin d’écrire toutes les coordonnées de votre société, elles seront inscrites sur votre tampon encreur.
Miko