Achat de fournitures n’est pas une chose à prendre à la légère pour les PME et TPE. Ces dépenses représentent parfois une part importante de leur budget, c’est pourquoi il est nécessaire de respecter plusieurs étapes et d’être très rigoureux dans son achat de fournitures. Pour vous aider dans cette étape, nous vous présentons quelques conseils et astuces qui, on l’espère, vous aideront à réduire le budget alloué à l’achat de vos fournitures.
Le choix et les relations avec le fournisseur
Le choix du fournisseur de papeterie est très important pour l’entreprise. Bien qu’à l’unité certains produits ne présentent une différence de prix de quelques centimes seulement, en achat de gros ces différences peuvent représenter une certaine somme. Il est donc important d’étudier le marché et de comparer les prix avant de choisir son fournisseur. Vous pouvez aussi négocier les prix en lançant un regroupement d’entreprises. Trop peu utilisé en France, cette solution est pourtant très intéressante, car une seule petite ou moyenne entreprise n’a pas beaucoup d’influence sur le fournisseur, alors qu’un regroupement de plusieurs entreprises qui commande un groupe peut obtenir des rabais très intéressants.
Evaluer ses besoins
Une autre stratégie très efficace, qui va de soi mais qui n’est pas toujours correctement appliquée : évaluer ses besoins. Avant toute commande, il faut définir précisément les besoins de l’entreprise, en évitant tout achat superflu. Vous pouvez établir un listing, en mettant les fournitures nécessaires à l’entreprise, et faire participer les salariés pour prendre en compte leurs besoins et leurs préférences pour ainsi éviter les gaspillages. Vous pouvez aussi faire le tri dans les fournitures des années précédentes pour faire l’état de ce qui est peu ou pas utilisé par les employés, et ainsi limiter les gaspillages. Ce cahier de suivi vous permettra aussi, d’une année sur l’autre, d’anticiper les besoins en fournitures de votre entreprise en fonction de votre activité, et donc d’éviter les ruptures de stocks. Ces stratégies vous permettront d’éviter les rachats isolés de fournitures qui peuvent s’avérer couteux. La clé pour faire des économies est donc d’être bien organisé.
Responsabilisé pour limiter coûts
Le dernier maître mot est la « responsabilité ». L’objectif ici est de faire appel au bon sens et à l’effort de tous pour limiter les coûts. Comme nous l’avons dit au-dessus, faire participer les salariés dans la gestion des commandes est un bon moyen d’éviter les pertes et d’optimiser les achats. On peut aussi inciter nos collaborateurs à limiter les gaspillages inutiles et à utiliser le plus possible le numérique. On peut aussi veiller à adopter un comportement en phase avec nos besoins. Par exemple acheter des fournitures de qualité, mais pas de qualité trop supérieure. Les économies passent par plusieurs petits efforts et réflexions de la part de tous les collaborateurs de l’entreprise, et peuvent s’avérer payants quand ils sont bien réalisés.